Deskripsi Kegiatan
Transaksi pembelian dapat digolongkan menjadi dua yaitu pembelian lokal dan pembelian impor.Pembelian lokal adalah pembelian dari pemasok dalam negeri ,sedangkan impor adalah pembelian dari pemasok luar negeri.
Fungsi yang terkait
Fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi pembelian adalah :
- Fungsi gudang
Fungsi gudang dalam sistem akuntansi pembelian,fungsi gudang bertanggung jawab untuk mengajukan permintaan pembelian sesuai dengan posisi persedian yang ada di gudang dan untuk menyimpan barang yang telah diterima oleh fungsi penerimaan.
- Fungsi pembelian
Fungsi pembelian bertanggung jawab untuk memperoleh imformasi mengenai harga barang,menentukan pemasok yang dipilih dalam pengadaan barang,dan mengeluarkan order pembelian kepada pemasok yang dipilih.
- Fungsi penerimaan
Fungsi penerimaan bertanggung jawab untuk melakukan pemeriksaan terhaap jenis,mutu,dan kuantitas barang yang diterima dari penerima dari pemasok
- Fungsi akuntansi
Fungsi akuntansi yang terkait dalam transaksi pembelian adalah fungsi pencatatan utang dan fungsi pencatatan persediaan
Jaringan Prosedur Yang Membentuk Sistem Akuntansi Pembelian
Jaringan prosedur yang membentuk sistem akuntansi pembelian adalah :
- Prosedur permintaan pembelian
- Prosedur permintaan penawaran harga dan pemilihan pemasok
- Prosedur order pembelian
- Prosedur penerimaan barang
- Prosedur pencatatan utang
- Prosedur distribusi pembelian
Perbedaan di antara sistem akuntansi pembelian tersebut terletak pada prosedur pemilihan pemasok.
Sistem akuntansi pembelian dengan pengadaan langsung,pemasok dipilh langsung oleh fungsi pembelian tanpa melalui penawaran harga.
Sistem akuntansi pembelian dengan penunjukkan langsung,pemilihan pemasok dipilih dan dilakukan oleh fungsi pembelian dengan terlebih dahulu dilakukan pengiriman permintaan penawaran harga kepada paling sedikit tiga pemasok dan didasarkan pada pertimbangan harga penawaran dari data pemasok tersebut.
Informasi yang Diperlukan oleh Manajemen
Informasi yang diperlukan oleh manajemen dari sistem akuntansi pembelian adalah :
- Jenis persediaan yang telah mencapai titik pemesanan kembali (reorder point)
- Order pembelian yang telah dikirim kepada pemasok
- Order pembelian yang telah dipenuhi oleh pemasok
- Total saldo utang dagang pada tanggal tertentu
- Saldo utang dagang kepada pemasok tertentu
- Tambahan kuantitas dan harga pokok persediaan dari pembelian.
Dokumen yang Digunakan
Dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi pembelian adalah :
- Surat permintaan pembelian
- Surat permintaan penawaran harga
- Surat order pembelian
- Laporan penerimaan barang
- Surat perubahan order
- Bukti kas keluar
Dokumen terdiri dari berbagai tembusan dengan fungsi sebagai berikut :
- Surat order pembelian,merupakan lembar pertama surat order pembelian yang dikirimkan kepada pemasok sebagai order resmi yang dikeluarkan oleh perusahaan
- Tembusan pengakuan oleh pemasok ,tembusan ini dikirimkan kepada pemasok,dimintakan tandatangan sebagai bukti telah disetujui dan diterimanya order pembelian
- Tembusan bagi unit peminta barang, dikirimkan kepada fungsi yang meminta pembelian bahwa barang yang dimintanya telah dipesan
- Arsip tanggal penerimaan ,tembusan surat order pembelian ini disimpan oleh fungsi pembelian menurut tanggal penerimaan barang yang diharapkan
- Arsip pemasok ,disimpan oleh fungsi pembelian menurut nama pemasok ,sebagai dasar untuk mencari informasi mengenai pemasok
- Tembusan fungsi permintaan,tembusan surat order pembelian ini sebagai otorisasi untuk menerima barang yang jenis,spesifikasi ,mutu,kuantitas, dan pemasknya seperti yang tercantum dalam dokumen tersebut
- Tembusan fungsi akuntansi ,tembusan ini dikirim ke fungsi akuntansi sebagai salah satu dasar untuk mencatat kewajiban yang timbul dari transaksi pembelian
Catatan Akuntansi yang Digunakan
Catatan akuntansi yang digunakan untuk mencatat transaksi pembelian adalah :
Register bukti kas keluar (voucher register) ,jika dalam pencatatan utang perusahaan menggunakan voucher payable procedure ,jurnal yang digunakan untuk mencatat transaksi pembelian adalah register bukti kas keluar
Jurnal pembelian , jika dalam pencatatan utang perusahaan menggunakan voucher payable procedure ,jurnal yang digunakan untuk mencatat transaksi pembelian adalah jurnal pembelian
Kartu utang , jika dalam pencatatan utang perusahaan menggunakan voucher payable procedure ,buku pembantu yang digunakan untuk mencatat utang kepada pemasok adalah kartu utang
Kartu persediaan ,kartu persediaan ini digunakan untuk mencatat harga pokok persediaan yang dibeli
Unsur Pengendalian Intern
Unsur pengendalian intern yang seharusnya ada dalam sistem akuntansi pembelian dirancang untuk mencapai tujuan pokok pengendalian intern akuntansi berikut ini : menjaga kekayaan (persediaan) dan kewajiban perusahaan (utang dagang atau bukti kas keluar yang akan dibayar ),menjamin ketelitian dan keandalan data akuntansi (utang dan persediaan).
Penjelasan Unsur Pengendalian Intern
Organisasi
Fungsi pembelian harus terpisah dari fungsi penerimaan .pemisah kedua fungsi ini dimaksudkan untuk menciptakan pengecekan intern dalam pelaksanaan transaksi pembelian .pemisahan kedua fungsi ini akan mengurangi resiko diterimanya barang yang :
- Tidak dipesan oleh perusahaan
- Jenis ,spesifikasi ,kuantitas , dan mutu barangnya tidak sesuai dengan yang di pesan oleh perusahaan
- Tidak sesuai saatnya dengan waktu yang ditentukan dalam surat order pembelian
Fungsi pembelian harus terpisah dari fungsi akuntansi. Berdasarkan unsur pengendalian intern yang baik ,fungsi akuntansi harus dipisahkan dari kedua fungsi pokok yang lain ,hal ini dimaksudkan untuk menjaga kekayaan perusahaan .
Fungsi penerimaan harus terpisah dari fungsi penyimpanan barang.Kedua fungsi harus dipisah karena kegiatan penerimaan barang memerlukan keahlian mengenai barang dan pengetahuan mengenai syarat-syarat pembelian dan kegiatan penyimpanan barang dan pelayanan memerlukan keahlian dalam pengelola penyimpanan barang dan pelayanan pengambilan barang bagi pemakai
Transaksi harus dilaksanakan oleh lebih dari satu orang atau lebih dari satu fungsi. Dengan melakukan penggunaan unsur sistem pengendalian intern tersebut ,setiap pelaksanaan transaksi selalu akan tercipta internal check yang mengakibatkan pekerjaan karyawan atau fungsi yang satu di cek ketelitian dan keandalannya oleh karyawan atau fungsi yang lain
Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan
- Surat permintaan pembelian di otorisasi oleh fungsi gudang ,untuk barang yang disimpan dalam gudang ,atau oleh kepala fungsi pemakai barang ,untuk barang yang langsung pakai
- Surat order pembelian di otorisasi oleh fungsi pembelian atau pejabat yang lebih tinggi
- Laporan penerimaan barang diotorisasi oleh fungsi penerimaan
- Bukti kas keluar di otorisasi oleh fungsi akuntansi atau pejabat yang lebih tinggi
- Copy surat order pembelian dari fungsi pembelian yang merupakan bukti bahwa perusahaan telah memesan barang dengan jumlah ,jenis spesifikasi ,kuantitas, dan mutu barang ,serta waktu penyerahan seperti tercantum dalam dokumen tersebut.
- Copy laporan penerimaan barang dari fungsi penerimaan yang merupakan bukti bahwa barang yang dipesan telah diterima dan sesuai dengan barang yang dipesan dalam surat order pembelian.
- Faktur dari pemasok yang merupakan bukti timbulnya kewajiban perusahaan akibat telah dipesannya barang dan telah diterimanya barang yang dipesan.
- Pencatatan kedalam catatan akuntansi harus didasarkan atas dokumen sumber yang dilampiri dengan dokumen pendukung yang lengkap
- Pencatatan ke dalam catatan akuntansi harus dilakukan oleh karyawan yang diberi wewenang untuk itu
Praktik yang Sehat
- Penggunaan formulir bernomor urut tercetak
- Pemasok dipilih berdasarkan jawaban penawaran harga bersaing dari berbagai pemasok
- Barang hanya diperiksa dan diterima oleh fungsi penerimaan jika fungsi ini telah menerima tembusan surat order pembelian dari fungsi pembelian
- Fungsi penerimaan melakukan pemeriksaan barang yang diterima dari pemasok dengan cara menghitung dan menginspeksi barang tersebut dan membandingkannya dengan tembusan surat order pembelian.
kokoandrie 